Tax Compliance – neue Mode beim Finanzamt? (01.10.2018)
„Compliance“ – ein neuer „Modebegriff“, eine Verwaltungs-Krake oder neuer Heilsbringer für die Vermeidung von Unternehmerhaftung und Strafverfolgung? Hauptzweck von „Compliance“ ist die Absicherung rechtstreuer Unternehmensführung. Für Unternehmen finden sich in den Gesetzen viele Vorschriften (z. B. AktG, GWB, OWiG, VAG, KWG). Vergehen oder Fehler im Unternehmen mit entsprechenden rechtlichen Folgen sollen so vermieden werden. Der rechtliche Druck, „Compliance“ anzuwenden, steigt unaufhaltsam an. Dies gilt auch für mittlere und kleinere Unternehmen.
Die Finanzverwaltung geht immer schneller dazu über, aus Sachverhalten Steuerstrafverfahren einzuleiten und sieht fahrlässiges oder gar vorsätzliches Handeln verbunden mit entsprechenden Sanktionen, wenn kein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet ist, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient. Immer mehr Betriebsprüfer fragen bereits bei Prüfungsbeginn nach Kontrollsystemen im Unternehmen. Bestandteil eines solchen Kontrollsystems sind u.a. Checklisten für betriebliche Vorgänge, Mitarbeiteranweisungen, Systemdokumentationen, Kontroll- und Prüfmechanismen, Verantwortlichkeiten usw. Damit ein solches Kontrollsystem im Unternehmen gelebt werden kann, muss es an die Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Dabei ist es auch erforderlich, auf die jeweilige Organisationsstruktur des Unternehmens einzugehen. Wichtig ist auch, bereits bestehende Ansätze schrittweise weiter zu entwickeln. Nicht aus den Augen verlieren darf man dabei, dass die Einrichtung des Kontrollsystems angemessen zum Unternehmen erfolgt, d.h. es muss so einfach sein, dass es vom Unternehmen auch im täglichen Geschäftsbetrieb umgesetzt und gelebt werden kann.
Wir empfehlen, die Kontrollsysteme allmählich einzuführen und dabei die potenziell größten Anwendungsgebiete und Problemfelder anzugehen. Die Bereiche Umsatzsteuer und Lohnsteuer eignen sich in der Regel, um zuerst ein Kontrollsystem umzusetzen. Mit diesen beiden Feldern hat der Unternehmer ohnehin monatlich, teilweise auch täglich zu tun. Jeder Unternehmer wird monatlich Rechnungen schreiben und auch erhalten. Daher existieren im Unternehmen bereits Organisationsstrukturen, die als Grundlage dienen können. Diese Strukturen werden aufgegriffen und für das steuerliche Kontrollsystem verbessert und dokumentiert. Aus klaren Festlegungen zu den Betriebsabläufen und genauen Zuweisungen von Verantwortlichkeiten wird dann das Kontrollsystem entstehen.
Die Einrichtung solcher Kontrollsysteme ist daher zentrale Aufgabe des Unternehmens, das seine Betriebsabläufe strukturieren und auf Fehlerquellen untersuchen muss. Daraus ergeben sich notwendige Prüfmaßnahmen und Vermeidungsstrategien. Der Steuerberater kann bei der Umsetzung der oft starren Vorgaben im Bereich der Steuern insbesondere im Belegwesen beratend unterstützen, um eine für den Betrieb passende Lösung zu finden.
Compliance bietet aber auch Chancen für das Unternehmen (Qualitätsvorteile, Effizienz, Steuerungsmöglichkeiten). Für eine sichere Ausrichtung des Unternehmens in der Zukunft führt kein Weg daran vorbei. Der Unternehmer sollte dies angehen und die Chancen nutzen.