Schluss mit Lustig (20.06.2017)
Langzeitarchivierung aller steuerlichen Daten ist für alle Unternehmen nun Pflicht – Unter die GOBD fallen alle steuerlichen relevanten Daten
Bereits zum Jahreswechsel endete die Galgenfrist – die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen ist nun endgültig und vollumfänglich in Kraft getreten. Steuerrelevante Daten müssen manipulationssicher für zehn Jahre gespeichert werden, so dass das Finanzamt jederzeit diese Daten einsehen kann.
In Amtsdeutsch heißt diese Verordnung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Was auf den ersten Blick noch harmlos klingt. hat es in sich. „Die Auswirkungen können für Unternehmen gravierend sein“, meint Hermann Kaiser, der sich von Berufswegen mit Bürotechnik auskennt. „Viele haben nach wie vor noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre Prozesse eingreift.“
Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einer PC-verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten „aufrüstbaren“ Registrierkassen Rechnungen oder Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten. Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt.*
Technische Voraussetzungen
Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. „Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden“, so Kaiser. Gegebenenfalls. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Hierdurch anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen
Kassendaten des Altsystems zu sichern. Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse? Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, gilt:
- Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
- Aufbewahrung aller Einzeldaten für zehn Jahre
- Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
- Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
- Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
- Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-ZBericht) ist unzulässig
- Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“) unzulässig.
* = BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13